ECGerak FRIPS

Assalamualaikum dan Selamat Sejahtera...

ECGerak FRIPS ini disediakan khas untuk mempercepatkan dan mempermudahkan proses merekod, mengemaskini rekod pergerakan dan pengurusan Kenderaan Kerajaan yang didaftarkan di dalam MySPA mengikut:-

1. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia AM 2.4 Tatacara Pengurusan. Aset Alih Kerajaan : Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan.
2. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia WP 4.1 Pengurusan Kenderaan Kerajaan.

Oleh itu, ECGerak FRIPS terbahagi kepada DUA(2) proses:-

• PROSES A - ECGerak Tempahan Kenderaan untuk Staf FRIPS.
• PROSES B - ECGerak MySPA untuk Pemandu.

PANDUAN PENGGUNAAN ECGerak.

Pematuhan kepada PP AM 2.4 Perkara 2 dan Perkara 3 - Penggunaan perlu direkodkan. Aset Alih yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua jabatan / Pegawai Aset / Pegawai-Pegawai Lain yang diberi kuasa oleh Ketua Jabatan.

PROSES A - ECGerak Tempahan Kenderaan.

Langkah 1: 

Staf FRIPS perlu mendapatkan kebenaran bertulis daripada Pengarah FRIPS TERLEBIH DAHULU sebelum memohon menggunakan Kenderaan Kerajaan dengan menggunakan BORANG PERMOHONAN UNTUK BERTUGAS RASMI DI LUAR IBU PEJABAT di sini.

Langkah 2:

Setelah mendapat kebenaran bertulis daripada Pengarah FRIPS, barulah Staf FRIPS memohon menggunakan Kenderaan Pejabat FRIPS dengan mengisi Borang ECGerak Tempahan.

Langkah 3:

Setelah Staf FRIPS menghantar Borang ECGerak Tempahan, emel pemberitahuan akan diterima oleh Penyelaras Kenderaan agar permohonan Kenderaan Pejabat FRIPS diselaraskan Bahagian B iaitu Status Kenderaan, Cadangan Kenderaan dan Maklumat Pemandu.

          

Langkah 4:

Penyelaras Kenderaan akan menghantar emel REQUEST INFORMATION kepada Staf FRIPS untuk Edit Response Borang ECGerak Tempahan untuk melengkapkan Bahagian B tersebut.

Langkah 5:
Emel akan dihantar kepada Pegawai Kenderaan untuk kelulusan.

Langkah 6:
Pegawai Kenderaan akan menyemak permohonan yang telah lengkap dan memberi KELULUSAN secara DIGITAL.

Langkah 7:
Setelah diluluskan, Borang Lengkap Permohonan Tempahan Kenderaan akan dicetak dan disimpan di dalam Fail Tempahan Kenderaan FRIPS.

SELESAI PROSES A - ECGerak Tempahan Kenderaan.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

PROSES B - ECGerak MySPA untuk Pemandu

Berdasarkan maklumat KELULUSAN ECGerak Tempahan Kenderaan, Pemandu yang DITUGASKAN perlu melaksanakan proses berikut:-

Langkah 1:
Sebelum mengambil kunci Kenderaan Pejabat, Kad Inden Minyak / Kad TnG, Pemandu perlu layari web http://spa.dof.gov.my/portalspa/login.cfm menggunakan Komputer Desktop atau Laptop. Klik Modul Pengurusan Aset Alih dan Permohonan Pinjaman Peralatan seperti berikut:-

Pemandu isi nombor MyKAD seterusnya TEKAN 'ENTER' di papan kekunci. Butiran penuh Pemandu akan dipaparkan secara automatik. Pemandu hanya perlu mengisi Tarikh, Tujuan dan Tempat sebelum menekan Butang Hantar.

Langkah 2:
Setelah Pemandu mengisi permohonan Pergerakan / Pinjaman Peralatan di MySPA, Pemandu perlu mengisi Borang ECGerak MySPA untuk memaklumkan Pegawai Kenderaan melalui emel mengikut jenis Kenderaan Kerajaan yang hendak digunakan di link berikut:-

TOYOTA FORTUNER 2.5G (D) A/T - WVU

PROTON PERSONA 1.6L AUTOMATIK - PLJ

FORD RANGER XTL 4x4 UT5L - WPN

FORD RANGER XTL 4x4 UT5L - WPK

Langkah 3:
Pegawai Kenderaan akan menerima emel memaklumkan Permohonan Kenderaan Yang Dipilih telah dimasukkan dalam MySPA. Pegawai Kenderaan perlu Login ke dalam MySPA untuk menyemak permohonan seterusnya memberi KELULUSAN dalam Modul Pergerakan/Pinjaman.

Pegawai Kenderaan perlu memberi KELULUSAN dalam MySPA sebelum/ pada tarikh Kenderaan Pejabat dibawa keluar secara REAL-TIME. Pegawai Kenderaan perlu mencetak Borang Permohonan Kenderaan Pejabat untuk ditandatangan oleh Pemandu.

Langkah 4:
Mengikut Pekeliling Perbendaharaan Malaysia WP 4.1 Pengurusan Kenderaan Kerajaan pula, Pemandu dibenarkan untuk menggunakan Kad Inden Minyak dan Kad Touch n Go (TnG) apabila membawa keluar Kenderaan Kerajaan. Borang ECGerak MySPA juga ada disediakan ruangan untuk Pemandu mengisi data Kad Inden Minyak dan Kad TnG.

Pegawai Kenderaan akan kembali kepada emel ECGerak MySPA untuk REQUEST INFORMATION dengan Catatan: "Mohon isi data Inden Minyak & TnG".


Langkah 5:
Pemandu akan menerima emel Pegawai Kenderaan untuk mengisi data Inden Minyak dan TnG sepanjang perjalanan menggunakan telefon pintar masing-masing SEBELUM menyerahkan Kad Inden Minyak dan Kad TnG kepada Pegawai Kenderaan.

 

 

Langkah 6:
Pemandu memulangkan Kenderaan Pejabat, Kad Inden Minyak dan/atau Kad TnG kepada Pegawai Kenderaan sebaik sahaja selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih awal.

Pemandu boleh muat turun Ringkasan Rekod Pergerakan dan Penggunaan Kad Inden Minyak dan TnG melalui emel masing-masing untuk disalin ke Buku Rekod Pergerakan dan Penggunaan Kad Inden Minyak dan TnG di Pejabat.

Langkah 7:
Pegawai Kenderaan Login di MySPA dan mengisi maklumat Pemulangan Kenderaan Pejabat. KEWPA-6 Pergerakan Kenderaan Pejabat boleh dicetak setelah maklumat pergerakan memenuhi kesemua mukasurat dan difailkan oleh UPA FRIPS.

SELESAI PROSES B - ECGerak MySPA

Sekian dan terima kasih.

ECGerak Support.